Questionnaire — Altoumo × Allianz

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1

Contexte général

Quelle est la taille de votre équipe actuellement ?

Quels logiciels utilisez-vous au quotidien ? Lors de notre rencontre, vous nous avez mentionné que certains d'entre eux posaient des difficultés car ils ne sont pas reliés entre eux — pouvez-vous les lister et nous expliquer concrètement les problèmes que cela engendre ?

Utilisez-vous des logiciels ou applications externes au groupe Allianz ? Si oui, lesquels ?

Lors de notre échange, nous avions évoqué Agility comme CRM récemment mis en place — depuis combien de temps l'utilisez-vous ? Avez-vous mis en place d'autres outils récemment, et si oui depuis quand ?

Nous avions également mentionné Sharepoint comme outil de stockage et partage de documents (Drive) ainsi que Ringover — depuis combien de temps utilisez-vous ces outils, et dans quelle mesure font-ils partie de votre quotidien ?

2

Identification des points de douleur (Pains)

Quelles sont les tâches qui vous prennent le plus de temps chaque semaine ?

Y a-t-il des tâches répétitives que vous ou votre équipe réalisez manuellement et qui pourraient être automatisées ?

Pouvez-vous lister précisément les problèmes de connectivité ou d'incompatibilité entre vos logiciels ? Lors de notre rencontre, vous nous avez indiqué que ce point représentait un problème important — pouvez-vous les lister précisément ?

Y a-t-il des erreurs fréquentes liées à des processus manuels (oublis de relance, documents mal classés, doublons...) ?

Comment se passe aujourd'hui la gestion de vos documents — scan, numérisation, classement, vérification ? Lors de notre échange, vous nous avez décrit que ce processus représentait une perte de temps conséquente. Pouvez-vous nous en dire plus, et comment, d'après votre expérience et ce que vous avez déjà vu fonctionner ailleurs, vous imaginez un processus plus fluide ?

3

Priorités et urgences

Si vous deviez résoudre un seul problème en premier, lequel choisiriez-vous ?

Quels sont les processus qui impactent le plus vos revenus ou votre satisfaction client ?

Avez-vous des échéances importantes à venir (croissance, recrutement, prise de marché) qui nécessitent d'être prêts rapidement ?

4

Objectifs et vision

Quel est votre objectif à 6 mois ? À 2 ans ?

Souhaitez-vous avant tout gagner du temps, réduire les erreurs, améliorer le suivi client, ou les trois ?

Avez-vous une idée du temps ou du budget que vous perdez actuellement sur ces tâches non optimisées ?

Êtes-vous ouverts à former votre équipe à de nouveaux outils ?

5

Attentes vis-à-vis d'une solution

Y a-t-il des contraintes légales, contractuelles ou de conformité propres à votre secteur ou imposées par le groupe Allianz que nous devons absolument prendre en compte ? Comme convenu lors de notre rencontre, nous procéderons progressivement — en commençant par les problèmes simples et rapides à résoudre, pour aller vers des processus plus complexes.

Quel niveau de formation attendez-vous pour vous et votre équipe ? Nous fonctionnons avec un accompagnement continu, des prestations sous forme de services puis un abonnement pour la maintenance et le support.

6

Adaptation de vos outils existants

Parmi les logiciels que vous utilisez, y en a-t-il que vous souhaiteriez adapter, améliorer ou mieux connecter à votre environnement de travail ? Si oui, lesquels et dans quel sens ? Lors de notre échange, vous nous avez cité des logiciels que vous connaissez bien et utilisez depuis longtemps — plutôt que de tout remplacer, nous préférons partir de ce que vous maîtrisez déjà.

Nous avions évoqué un outil de type Nautilus, intégrant un OCR (reconnaissance optique des caractères) — soit la capacité à lire, extraire et traiter automatiquement le contenu de vos documents scannés. D'après votre expérience, pensez-vous que ce type de solution répondrait à un besoin concret dans votre agence ?

Avez-vous d'autres idées de solutions ou d'applications qui répondraient à des problèmes que vous rencontrez actuellement ?

7

ROI & KPI — Mesurer le succès ensemble

Comment mesurez-vous actuellement votre efficacité opérationnelle ?

Quels indicateurs vous permettraient de dire que la solution fonctionne ? (ex : temps gagné par semaine, nombre de relances automatisées, taux d'erreur réduit...)

Avez-vous une idée du retour sur investissement minimum que vous attendez ?

Parlons de vos besoins
et de vos processus